Etika i usklađenost

Kako motivisati uposlenike da prijave nepravilnosti?

Motivisati uposlenike da prijave uočene nepravilnosti na radnom mjestu može biti veoma težak zadatak. Uposlenici su obično svjedoci nepravilnosti koje se dešavaju na radnom mjestu ali često nemaju samopouzdanje, hrabrost ili motiv da progovore i prijave slučaj. Ne možemo ih kriviti kada znamo kakve razarajuće posljedice za nezaštićenog prijavitelja to može nositi.

Međutim u pravilu, organizacije koje su odvojile vrijeme da implementiraju sistem za prijavu nepravilnosti, uradile su to jer su zaista posvećene zaštiti svojih uposlenika i svog biznisa. U najboljem interesu organizacije je ohrabrivanje uposlenika da interno i anonimno prijave nepravilnosti te izgradnja kulture u kojoj se uposlenici osjećaju slobodno da progovore o uočenim nepravilnostima.

Povjerenje uposlenika se može dobiti ako je organizacija spremna da postavi primjer i krene u provjeru i rješavanje prijavljenih nepravilnosti. Evo nekoliko primjera kako se to može uraditi kada uposlenik ima dovoljno hrabrosti da prijavi nepravilnost:

Djelujte odmah

Jedan od najvažnijih načina dobivanja povjerenja uposlenika je djelovanje odmah nakon što je prijava zaprimljena. Bez obzira da li je uposlenik odlučio da bude anoniman ili ne, odgovor i potvrda da je prijava zaprimljena putem eksternog sistema za prijavu, gdje anonimni prijavitelj može pratiti rješavanje slučaja, pokazuje da organizacija shvata ozbiljno trud koji je uložio prijavitelj. Mogućnost da ovlašteno lice organizacije i anonimni prijavitelj razgovaraju prilikom istrage slučaja je veoma snažan alat koji uspostavlja povjerenje. Bez obzira ko je zadužen za istragu unutar organizacije neophodno je djelovati odmah i izbjegavati predrasude o pruženim informacijama.

Istraživati ili ne?

Prijave mogu biti različite i variraju od sumnji na sitne prekršaje do ozbiljnih optužbi. U zavisnosti od toga kakva je i o čemu je prijava, organizacija treba ocijeniti da li je prijavu potrebno dodatno istražiti. Mali slučajevi kao što je recimo, krađa papira, možda mogu biti riješeni i od strane osobe iz odjela za ljudske resurse. Međutim ozbiljne optužbe o zloupotrebi, prevari ili mitu su nešto drugo. Detaljno istraživanje ovakvih slučajeva je veoma važno jer može voditi ka ozbiljnoj civilnoj ili krivičnoj odgovornosti organizacije. Organizacija mora odlučiti da li da istragu vrše ljudi iz organizacije ili vanjski zastupnici. Potrebno je sastajati se često sa prijaviteljem kako bi se nastavilo sa prikupljanjem relevantnih činjenica.

Procjena rizika

U zavisnosti od ozbiljnosti situacije, organizacija mora odlučiti da li je potrebno, zbog regulatornih uvjeta, slučaj prijaviti vlastima. Organizacija bi mogla razmisliti i o obavljanju intervjua sa prijaviteljem tražeći dodatne dokumente. Intervju bi mogao olakšati procjenu ozbiljnosti navoda prijavitelja. Preliminarna provjera i procjena rizika će pomoći u odluci da li zaposliti vanjskog zastupnika ili slučaj rješavati interno.

Tekst preuzet sa: http://info.whistleblowersecurity.com/blog/?month=7&year=2014