Etika i usklađenost

Poruka menadžerima

Primili ste prijavu o sumnji na nepravilnosti u vašoj organizaciji – Šta sad? 

Većina rukovodioca zna kako riješavati probleme kada se sa njima susretnu. Obično, to je veoma dobra osobina, ali kada su u pitanju sumnje na nepravilnosti u radu nekog od uposlenika, potreba da se djeluje proaktivno u rješavanju problema, može imati ekstremno negativne posljedice.

Kada menadžer djeluje nezavisno istražujući prijavljenu nepravilnost bez koordinacije sa pravnim odjelom, odjelom za ljudske resurse ili odjelom za usklađenost može nenamjerno kršiti različite zakone. I u slučaju kada neformalna istraga ne krši zakone mogla bi sa druge strane onemogućiti uspjeh kasnije službene istrage.

Kao menadžer ne morate znati detalje sudske prakse ili nazive temeljnih odredbi statuta koji štite uposlenike, ali morate znati šta smijete, a šta ne smijete raditi kada dobijete prijavu o sumnji na nepravilnost. U nastavku pogledajte smjernice koje trebate pratiti ukoliko primite prijavu o nepravilnosti.

Ne radite:

-          Uposleniku koji prijavi nepravilnost ne obećavajte potpunu povjerljivost. Moguće je da postoji zakonska odredba ili interna politika i procedura organizacije koja nalaže da se sumnja na nepravilnost prenese i drugima u organizaciji. Često ovo je potrebno ne samo da bi se zaštitio uposlenik koji prijavljuje već i da se zaštite drugi uposlenici organizacije. Izbjegavanje da se slučaj prenese ljudskim resursima, pravnom odjelu ili odjelu za usklađenost moglo bi rezultirati daljnim negativnim posljedicama za prijavitelja i za druge uposlenike. Najviše što možete reći uposleniku jeste da ćete slučaj zadržati za sebe koliko god je to moguće, ali i da postoji mogućnost da ćete morati prenijeti prijavu drugima u organizaciji.

-          Ne vršite vlastitu istragu, uključujući intervju sa svjedocima, provjeravanje e-mail-a ili istraživanje kancelarijskih prostorija. Intervju i elektronska ili fizička istraga može narušiti pravo uposlenika na privatnost. Zakoni o privatnosti su komplikovani i ponekad nelogični. Ne vršite nikada istragu na radnom mjestu bez odobrenja vašeg pravnog tima.

-          Nemojte pretpostavljati da znate šta se zaista dešava. Menadžerima je obično vrlo lako pretpostaviti, zasnivajući to na ranijim iskustvima, da li je određena sumnja na nepravilnost tačna ili ne. Ponekad možemo pomisliti da smo sve već vidjeli gledajući na prijavitelja kao na gunđalo koje samo želi pažnju. Pretpostavke, kao što je ova, velika su greška. Postupajte sa svakom prijavom objektivno i otvorenog uma.

-          Nikome ne prenosite informacije o prijavi osim ako ne postoji legitiman razlog zašto bi ta osoba trebala imati te informacije. Ovo je veoma težak zadatak -  može biti jako teško suzdržati se od prenošenja interesantnih informacija. Svejedno, ne radite to.

Radite:

-          Sačuvajte dokaze koji bi mogli biti uništeni prije nego što istražitelj uspije doći do njih. Iako ne bi bilo prikladno pregledati dokumente ili fotografije na radnom računaru uposlenika skoro uvijek možete preuzeti laptop i predati ga pravnom timu ili timu zaduženom za sigurnost organizacije.

-          Obavezno provjerite sa ljudskim resursima, pravnim timom ili odjelom za usklađenost ako imate bilo kakve nedoumice o tome šta smijete, a šta ne smijete raditi. Prepustite njima da donose teške odluke. Vi možete pratiti slučaj i pomoći ako je potrebno.

Imati povjerenje u uposlenike da će izvršiti provjeru prijave na najbolji mogući način i činiti sve da poštujete važeće zakone i interne procedure organizacije vezane za istragu, ključni su dijelovi u pomaganju organizaciji da ojača kulturu etike i integriteta.

http://www.navexglobal.com/compcomm/august2014